Biuro rachunkowe odzyskało około 20 godzin pracy miesięcznie po zautomatyzowaniu odbioru, rozpoznawania i porządkowania około 600 dokumentów. Liczba ręcznych czynności związanych z sortowaniem spadła o 70%. Kluczowe nie było jednak samo OCR, lecz rozdzielenie standardowych dokumentów od przypadków, które naprawdę wymagały decyzji pracownika.
Punkt wyjścia: dokumenty rozproszone między skrzynkami
Klienci przesyłali dokumenty pocztą elektroniczną. Pliki trafiały na kilka skrzynek, miały różne nazwy, a jedna wiadomość mogła zawierać kilka załączników dotyczących różnych okresów. Jakość skanów również nie była jednolita.
Przed rozpoczęciem właściwej pracy księgowej pracownik musiał:
- otworzyć wiadomość i pobrać załączniki,
- rozpoznać klienta oraz rodzaj dokumentu,
- sprawdzić okres księgowy i kompletność danych,
- wykryć ewentualny duplikat,
- nadać plikowi właściwą nazwę,
- przenieść dokument do odpowiedniego katalogu,
- zapamiętać lub osobno zgłosić brakujące informacje.
Każda z tych czynności była prosta. Przy około 600 dokumentach miesięcznie ich suma tworzyła jednak istotne obciążenie, szczególnie pod koniec miesiąca.
Problemem nie był wyłącznie czas
Zespół nie miał jednego widoku pokazującego, ile dokumentów odebrano, które zostały poprawnie przypisane i co nadal wymaga wyjaśnienia. Informacja o nietypowym przypadku pozostawała często w skrzynce konkretnej osoby.
Ponownie przesłany dokument wymagał ręcznego porównania, a brak danych bywał wykrywany dopiero na późniejszym etapie. Rosnący wolumen zwiększał więc zarówno czas pracy, jak i ryzyko opóźnienia.
Założenia bezpiecznej automatyzacji
W procesie księgowym szybkość nie może odbywać się kosztem poprawności. Błędne przypisanie dokumentu do klienta było niedopuszczalne, dlatego rozwiązanie od początku zaprojektowano z kontrolą człowieka.
Przyjęto cztery zasady:
1. Oryginalna wiadomość i dokument zawsze pozostają dostępne. 2. Jednoznaczne przypadki przechodzą automatycznie. 3. Niska pewność rozpoznania tworzy zadanie do weryfikacji. 4. Podejrzany duplikat jest oznaczany, ale nie jest automatycznie usuwany.
Takie podejście pozwoliło automatyzować pracę powtarzalną bez ukrywania wyjątków.
Jak działa wdrożony przepływ?
Proces rozpoczyna się na dedykowanej skrzynce. Nowa wiadomość otrzymuje identyfikator, a jej załączniki są zapisywane razem z informacją o nadawcy i czasie wpływu.
Następnie system odczytuje kluczowe pola dokumentu i porównuje je z bazą klientów. Do identyfikacji wykorzystuje między innymi adres nadawcy, dane sprzedawcy, NIP oraz treść dokumentu. Sprawdza też wymagane dane i podobieństwo do wcześniej odebranych plików.
Dokument o odpowiednio wysokiej pewności otrzymuje spójną nazwę, trafia do właściwej struktury katalogów, a jego status zostaje zapisany. Słaby skan, brak NIP-u, korekta, nietypowy format lub podejrzenie duplikatu kierują dokument do jednej kolejki wyjątków.
Pracownik nie przegląda już wszystkich wiadomości. Otwiera wyłącznie przypadki, w których system wskazał konkretny powód zatrzymania.
Wdrożenie bez nagłego przełączenia
Przed uruchomieniem produkcyjnym automat pracował równolegle z dotychczasowym procesem. Na reprezentatywnej próbce porównywano liczbę odebranych dokumentów, poprawność przypisań, wykrywanie duplikatów oraz czas obsługi.
Pierwszy etap nie zakładał pełnej bezobsługowości. Automatyzacja przejęła dopiero te przypadki, dla których reguły zostały potwierdzone. Pozostałe dokumenty nadal wymagały krótkiej weryfikacji, ale trafiały do uporządkowanej kolejki zamiast pozostawać w wielu skrzynkach.
Wynik: 20 godzin miesięcznie odzyskanych dla zespołu
Efekt obliczono dla około 600 dokumentów miesięcznie i średnio 2 minut ręcznej obsługi jednego dokumentu przed wdrożeniem. Daje to około 1200 minut, czyli 20 godzin powtarzalnej pracy w miesiącu.
Po ustabilizowaniu procesu osiągnięto:
- około 20 godzin odzyskanych miesięcznie przy analizowanym wolumenie,
- 70% mniej ręcznego sortowania dokumentów,
- jedną kolejkę braków i przypadków niepewnych,
- jednolity sposób nazywania oraz przechowywania plików,
- historię źródła, statusu i sposobu obsługi każdego dokumentu.
Odzyskany czas nie oznaczał rezygnacji z kontroli księgowej. Pracownicy poświęcają go na zadania wymagające wiedzy, a nie na pobieranie, nazywanie i przenoszenie załączników.
Co zadecydowało o powodzeniu projektu?
Największej wartości nie przyniosło samo rozpoznawanie tekstu. OCR był tylko jednym z elementów. O wyniku zdecydowały uporządkowane wejście, jawne reguły identyfikacji, historia operacji oraz wyraźna granica między automatyczną obsługą a decyzją człowieka.
W podobnym wdrożeniu warto najpierw zmierzyć miesięczny wolumen, czas obsługi pojedynczego dokumentu i udział nietypowych przypadków. Dopiero te dane pokazują, czy automatyzacja ma uzasadnienie oraz jaki zakres powinien objąć pierwszy etap.
Czy podobny proces można zastosować w innej firmie?
Tak, jeżeli dokumenty wpływają cyfrowo, powtarzają się w wystarczającym wolumenie i można opisać zasady ich przypisania. Ten sam schemat może wspierać działy finansowe, administrację, firmy handlowe lub zespoły obsługujące umowy i zamówienia.
Nie należy jednak kopiować gotowych reguł bez analizy. Inne będą źródła danych, tolerancja błędu, sposób akceptacji i wymagania systemu księgowego. Dobry pierwszy krok to krótka analiza próbki dokumentów oraz wskazanie miejsc, w których człowiek nadal powinien podejmować decyzję.
Jeżeli w Twojej firmie dokumenty nadal krążą między skrzynkami i folderami, umów bezpłatną analizę procesu. Sprawdzimy wolumen, wyjątki i realny potencjał odzyskania czasu przed podjęciem decyzji o wdrożeniu.