To modelowy scenariusz procesu, a nie opis wdrożenia u konkretnego klienta. Pokazuje sposób zaprojektowania automatyzacji oraz dane, które trzeba zebrać przed oceną opłacalności.
Punkt wyjścia
Dokumenty mogą wpływać na kilka skrzynek, mieć różne nazwy i formaty. Pracownik pobiera załączniki, rozpoznaje klienta, sprawdza kompletność i zapisuje pliki w odpowiednim miejscu. Powtarzalna praca opóźnia właściwą obsługę księgową, a brak jednego statusu utrudnia odnalezienie dokumentu.
Model automatyzacji
Przepływ może monitorować dedykowaną skrzynkę, zapisywać oryginalny załącznik, odczytywać potrzebne pola i porównywać je z bazą klientów. Dokumenty jednoznaczne trafiają do ustalonej struktury, natomiast słaby skan, brak danych, korekta lub podejrzenie duplikatu tworzą zadanie do weryfikacji.
- odbiór wiadomości i załącznika,
- identyfikacja klienta i typu dokumentu,
- OCR oraz walidacja wymaganych pól,
- kontrola duplikatów,
- zapis i aktualizacja statusu,
- kolejka przypadków wymagających decyzji człowieka.
Co trzeba sprawdzić przed wdrożeniem
Potrzebna jest reprezentatywna próbka dokumentów, lista formatów i wyjątków oraz zasady dostępu. Błędne przypisanie dokumentu nie powinno przechodzić automatycznie. Proces musi zachować źródło danych i historię operacji.
Jak mierzyć efekt
Przed uruchomieniem należy zmierzyć miesięczny wolumen, średni czas ręcznej obsługi, udział dokumentów niekompletnych i liczbę korekt. Po pilotażu porównuje się te same wskaźniki. Dopiero rzeczywiste dane pozwalają policzyć odzyskany czas i opłacalność rozwiązania.
Następny krok
Więcej o automatyzacji obiegu dokumentów oraz projektowaniu automatyzacji procesów w firmie znajdziesz na stronach usług Automivo.