Biuro rachunkowe · Dokumenty i finanse

Automatyczny obieg faktur od skrzynki do księgowości

Automatyzacja odbioru, opisu i przekazywania dokumentów księgowych.

Przykładowy scenariusz
01

Problem

Co może blokować proces

Modelowy scenariusz opisuje sytuację, w której dokumenty wpływały na kilka skrzynek, miały różne nazwy i były ręcznie przypisywane do klientów. Zespół tracił czas na pobieranie załączników, sprawdzanie kompletności i ustalanie statusu.

02

Rozwiązanie

Jak może działać automatyzacja

Centralny przepływ odbiera załączniki, rozpoznaje klienta i typ dokumentu, kontroluje wymagane pola, zapisuje plik w ustalonej strukturze oraz kieruje wyjątki do pracownika.

Założenia

Co trzeba sprawdzić przed wdrożeniem

To przykład architektury procesu, a nie opis wdrożenia u wskazanego klienta. Rzeczywisty zakres wymaga analizy systemów, danych i odpowiedzialności.

Warunki do uwzględnienia

  • Dokumenty miały wiele formatów i różną jakość skanu.
  • Błędne przypisanie faktury do klienta było niedopuszczalne.
  • System musiał rozpoznawać duplikaty bez automatycznego usuwania plików.
  • Pracownik potrzebował czytelnej kolejki przypadków niepewnych.

Przepływ

Od zdarzenia do rezultatu

Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.

  1. 01Odbiór faktur z dedykowanej skrzynki
  2. 02Rozpoznanie klienta, okresu i typu dokumentu
  3. 03Kontrola duplikatów oraz brakujących danych
  4. 04Zapis w repozytorium i aktualizacja statusu
  5. 05Lista wyjątków wymagających decyzji człowieka
Przykładowy stos

Poczta, OCR, dysk dokumentów, system księgowy, powiadomienia

Możliwy efekt

Co warto mierzyć po uruchomieniu

01

Czas ręcznej obsługi pojedynczej sprawy.

02

Liczbę błędów, braków i przypadków wymagających poprawy.

03

Czas przejścia procesu od początku do zakończenia.

04

Udział wyjątków, które nadal wymagają decyzji pracownika.

Najważniejszy wniosek

Największy efekt nie wynikał z samego OCR. Kluczowe było uporządkowanie wejścia, rozdzielenie pewnych przypadków od wyjątków i pozostawienie człowiekowi decyzji tam, gdzie dane nie dawały jednoznacznej odpowiedzi.

Twój proces

Efekt trzeba policzyć na rzeczywistych danych.

Nie zakładamy z góry liczby odzyskanych godzin ani procentowej poprawy. Najpierw mierzymy wolumen, czas pracy, jakość danych i liczbę wyjątków.

Umów bezpłatną analizę procesu →