Biuro rachunkowe · Dokumenty i finanse

Faktury przestały krążyć między skrzynkami i folderami

Automatyzacja odbioru, opisu i przekazywania dokumentów księgowych.

Zrealizowane wdrożenie
20 hodzyskane miesięcznie
70%mniej ręcznego sortowania

Efekt policzono dla 600 dokumentów miesięcznie i średnio 2 minut ręcznej obsługi jednego dokumentu przed wdrożeniem.

01

Problem

Co blokowało proces

Dokumenty wpływały na kilka skrzynek, miały różne nazwy i były ręcznie przypisywane do klientów. Zespół tracił czas na pobieranie załączników, sprawdzanie kompletności i ustalanie statusu.

Przed zmianą nie było jednego miejsca pokazującego liczbę odebranych, rozpoznanych i oczekujących dokumentów. Informacja o problemie pozostawała często w skrzynce konkretnego pracownika. Jeżeli klient przesłał plik ponownie albo użył nietypowego tematu wiadomości, zespół musiał ręcznie porównać dokumenty. Kontrola kompletności odbywała się pod koniec etapu, dlatego brak był wykrywany późno. Rosnący wolumen nie wymagał bardziej specjalistycznej wiedzy, ale wymuszał dokładanie czasu do monotonnych czynności administracyjnych.

02

Rozwiązanie

Jak działa automatyzacja

Centralny przepływ odbiera załączniki, rozpoznaje klienta i typ dokumentu, kontroluje wymagane pola, zapisuje plik w ustalonej strukturze oraz kieruje wyjątki do pracownika.

Po wdrożeniu zespół rozpoczyna pracę od kolejki wyjątków, a nie od przeglądania wszystkich wiadomości. Standardowe dokumenty są już nazwane, przypisane i zapisane. Widok procesu pokazuje liczbę plików na każdym etapie oraz powód zatrzymania. Pracownik może wrócić do oryginalnego e-maila i sprawdzić decyzję systemu. Dzięki temu automatyzacja nie tylko przyspieszyła obsługę, ale też ujednoliciła sposób postępowania między osobami i ułatwiła zastępstwa w okresach największego obciążenia.

Kontekst

Punkt wyjścia projektu

Biuro obsługiwało rosnącą liczbę dokumentów przesyłanych przez klientów pocztą elektroniczną. Każdy klient miał własne przyzwyczajenia: inne nazwy plików, kilka dokumentów w jednej wiadomości, skany o różnej jakości i brakujące informacje o okresie księgowym. Pracownicy pobierali załączniki, rozpoznawali klienta, zmieniali nazwy i ręcznie umieszczali pliki w odpowiednim katalogu. Dopiero wtedy rozpoczynała się właściwa praca księgowa. W szczycie miesiąca proste operacje administracyjne tworzyły kolejkę i utrudniały szybkie wykrycie braków.

Warunki, które musieliśmy uwzględnić

  • Dokumenty miały wiele formatów i różną jakość skanu.
  • Błędne przypisanie faktury do klienta było niedopuszczalne.
  • System musiał rozpoznawać duplikaty bez automatycznego usuwania plików.
  • Pracownik potrzebował czytelnej kolejki przypadków niepewnych.

Przepływ

Od zdarzenia do rezultatu

Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.

  1. 01Odbiór faktur z dedykowanej skrzynki
  2. 02Rozpoznanie klienta, okresu i typu dokumentu
  3. 03Kontrola duplikatów oraz brakujących danych
  4. 04Zapis w repozytorium i aktualizacja statusu
  5. 05Lista wyjątków wymagających decyzji człowieka
Przykładowy stos

Poczta, OCR, dysk dokumentów, system księgowy, powiadomienia

Realizacja

Jak doszliśmy do działającego procesu

01

Najpierw przeanalizowaliśmy reprezentatywną próbkę wiadomości oraz dokumentów. Zamiast zakładać pełną bezobsługowość, podzieliliśmy proces na przypadki jednoznaczne i wyjątki. Dla każdego klienta powstały reguły identyfikacji oparte na adresie nadawcy, danych sprzedawcy, NIP-ie i treści dokumentu.

02

Nowy przepływ zapisuje oryginalną wiadomość i załącznik, nadaje identyfikator, odczytuje kluczowe pola oraz porównuje je z bazą klientów. Dokument o wysokiej pewności trafia do właściwego katalogu i otrzymuje spójną nazwę. Brak NIP-u, słaba jakość OCR, korekta albo podejrzenie duplikatu tworzą zadanie do weryfikacji.

03

Przed uruchomieniem produkcyjnym proces działał równolegle z dotychczasowym sposobem pracy. Porównywaliśmy liczbę dokumentów, poprawność przypisań i czas obsługi. Dopiero po potwierdzeniu reguł automatyzacja przejęła standardowe przypadki, a zespół zachował kontrolę nad wyjątkami.

Po wdrożeniu

Co zmieniło się w codziennej pracy

01

Dokumenty są dostępne w jednolitej strukturze bez ręcznego pobierania i nazywania.

02

Braki oraz dokumenty niepewne trafiają do jednej kolejki zamiast ginąć w skrzynkach.

03

Historia operacji pozwala ustalić źródło, status i sposób obsługi każdego pliku.

04

Zespół odzyskał około 20 godzin miesięcznie przy analizowanym wolumenie.

Najważniejszy wniosek

Największy efekt nie wynikał z samego OCR. Kluczowe było uporządkowanie wejścia, rozdzielenie pewnych przypadków od wyjątków i pozostawienie człowiekowi decyzji tam, gdzie dane nie dawały jednoznacznej odpowiedzi.

Rezultat

Efekt zmierzony po wdrożeniu.

Efekt policzono dla 600 dokumentów miesięcznie i średnio 2 minut ręcznej obsługi jednego dokumentu przed wdrożeniem.

Wynik każdego projektu zależy od wolumenu, czasu pracy, jakości danych i liczby wyjątków w procesie.

Umów bezpłatną analizę procesu →