Firma handlowa B2B · Sprzedaż i CRM

Automatyczny przydział leada i kontrola następnego kroku

Automatyzacja drogi od formularza do pierwszej reakcji handlowca.

Przykładowy scenariusz
01

Problem

Co może blokować proces

Modelowy scenariusz opisuje sytuację, w której zapytania trafiały na wspólną skrzynkę. Handlowcy ręcznie tworzyli kontakty, a część leadów czekała na odpowiedź lub nie miała zaplanowanego kolejnego działania.

02

Rozwiązanie

Jak może działać automatyzacja

System sprawdza dane, wykrywa duplikaty, tworzy lub aktualizuje kontakt w CRM, kwalifikuje temat i przydziela właściciela. Brak reakcji w ustalonym czasie uruchamia przypomnienie i eskalację.

Założenia

Co trzeba sprawdzić przed wdrożeniem

To przykład architektury procesu, a nie opis wdrożenia u wskazanego klienta. Rzeczywisty zakres wymaga analizy systemów, danych i odpowiedzialności.

Warunki do uwzględnienia

  • Nowe zgłoszenie nie mogło tworzyć kolejnego rekordu istniejącego klienta.
  • Przydział musiał uwzględniać produkt, region i dostępność handlowca.
  • Automatyczne wiadomości miały zatrzymywać się po odpowiedzi klienta.
  • Zespół potrzebował jasnej ścieżki dla niekompletnych zapytań.

Przepływ

Od zdarzenia do rezultatu

Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.

  1. 01Walidacja formularza i źródła pozyskania
  2. 02Wyszukanie kontaktu oraz kontrola duplikatu
  3. 03Utworzenie szansy z kompletem kontekstu
  4. 04Przydział według produktu, regionu lub obciążenia
  5. 05Kontrola terminu pierwszej reakcji
Przykładowy stos

Formularz WWW, CRM, poczta, kalendarz, komunikator zespołu

Możliwy efekt

Co warto mierzyć po uruchomieniu

01

Czas ręcznej obsługi pojedynczej sprawy.

02

Liczbę błędów, braków i przypadków wymagających poprawy.

03

Czas przejścia procesu od początku do zakończenia.

04

Udział wyjątków, które nadal wymagają decyzji pracownika.

Najważniejszy wniosek

Najważniejszą częścią automatyzacji CRM nie była liczba wysłanych wiadomości, lecz pilnowanie odpowiedzialności i następnego kroku. Dzięki temu system wspiera relację z klientem, zamiast zastępować ją bezosobową sekwencją.

Twój proces

Efekt trzeba policzyć na rzeczywistych danych.

Nie zakładamy z góry liczby odzyskanych godzin ani procentowej poprawy. Najpierw mierzymy wolumen, czas pracy, jakość danych i liczbę wyjątków.

Umów bezpłatną analizę procesu →