Firma handlowa B2B · Sprzedaż i CRM
Każdy lead dostaje właściciela i następny krok
Automatyzacja drogi od formularza do pierwszej reakcji handlowca.
Zrealizowane wdrożenieWynik zmierzono w zespole obsługującym ponad 100 zapytań miesięcznie po ustabilizowaniu nowego procesu.
Problem
Co blokowało proces
Zapytania trafiały na wspólną skrzynkę. Handlowcy ręcznie tworzyli kontakty, a część leadów czekała na odpowiedź lub nie miała zaplanowanego kolejnego działania.
Czas pierwszego kontaktu zależał od tego, kto zauważył wiadomość i czy od razu wiedział, komu ją przekazać. Ten sam klient mógł istnieć w CRM kilka razy, a ważny kontekst pozostawał w e-mailu zamiast w historii szansy. Raporty porównujące źródła leadów były mało wiarygodne, ponieważ pola wypełniano niespójnie. Przypomnienia tworzone ręcznie nie obejmowały każdej sprawy, a brak kolejnego kroku był widoczny dopiero podczas przeglądu lejka.
Rozwiązanie
Jak działa automatyzacja
System sprawdza dane, wykrywa duplikaty, tworzy lub aktualizuje kontakt w CRM, kwalifikuje temat i przydziela właściciela. Brak reakcji w ustalonym czasie uruchamia przypomnienie i eskalację.
Po wdrożeniu zapytanie otrzymuje pełną historię od momentu wpłynięcia. Handlowiec dostaje dane, temat, źródło i termin w jednym zadaniu, bez przeszukiwania skrzynki. Reguły przydziału są wspólne dla zespołu i można je zmieniać wraz z ofertą. Kierownik widzi nie tylko wynik sprzedaży, lecz także czas reakcji i miejsca, w których sprawy zatrzymują się najczęściej. Dane CRM stały się podstawą codziennego zarządzania, ponieważ ich kompletność nie zależy już wyłącznie od pamięci użytkownika.
Kontekst
Punkt wyjścia projektu
Firma pozyskiwała zapytania przez formularze, bezpośrednie wiadomości oraz kampanie. Dane trafiały do wspólnej skrzynki, a ich dalszy los zależał od ręcznego przekazania. Handlowcy zakładali rekordy w CRM według własnych zasad, przez co brakowało spójnych źródeł, kategorii i kolejnych kroków. Kierownik widział liczbę zamkniętych sprzedaży, ale nie potrafił szybko ustalić, ile zapytań czeka na reakcję ani gdzie powstaje opóźnienie.
Warunki, które musieliśmy uwzględnić
- Nowe zgłoszenie nie mogło tworzyć kolejnego rekordu istniejącego klienta.
- Przydział musiał uwzględniać produkt, region i dostępność handlowca.
- Automatyczne wiadomości miały zatrzymywać się po odpowiedzi klienta.
- Zespół potrzebował jasnej ścieżki dla niekompletnych zapytań.
Przepływ
Od zdarzenia do rezultatu
Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.
- 01Walidacja formularza i źródła pozyskania
- 02Wyszukanie kontaktu oraz kontrola duplikatu
- 03Utworzenie szansy z kompletem kontekstu
- 04Przydział według produktu, regionu lub obciążenia
- 05Kontrola terminu pierwszej reakcji
Przykładowy stos
Formularz WWW, CRM, poczta, kalendarz, komunikator zespołu
Realizacja
Jak doszliśmy do działającego procesu
Najpierw ujednoliciliśmy minimalny zestaw danych potrzebny do kwalifikacji. Powstały zasady rozpoznawania duplikatów na podstawie adresu e-mail, telefonu, domeny firmy i istniejących szans. Niepewne dopasowania są sugerowane pracownikowi, ale system nie łączy ich samodzielnie.
Po otrzymaniu zapytania automat zapisuje źródło, porządkuje dane i tworzy szansę sprzedaży z pełną treścią kontaktu. Reguły wskazują właściciela, ustawiają termin pierwszej reakcji i przygotowują zadanie. Klient natychmiast otrzymuje potwierdzenie przyjęcia, ale właściwa odpowiedź pozostaje po stronie handlowca.
Jeżeli w ustalonym czasie nie pojawi się aktywność, system przypomina opiekunowi, a następnie eskaluje sprawę. Zmiana statusu lub odpowiedź klienta zatrzymuje nieaktualne przypomnienia. Raport pokazuje czas reakcji, kompletność danych, źródła leadów i liczbę spraw bez zaplanowanego kroku.
Po wdrożeniu
Co zmieniło się w codziennej pracy
Lead otrzymuje właściciela średnio w ciągu 5 minut od wpłynięcia.
95% rekordów zawiera komplet danych wymaganych do dalszej obsługi.
Kierownik widzi zapytania bez reakcji i może interweniować przed utratą szansy.
Handlowcy nie przepisują treści formularza ani danych kontaktowych do CRM.
Najważniejszy wniosekNajważniejszą częścią automatyzacji CRM nie była liczba wysłanych wiadomości, lecz pilnowanie odpowiedzialności i następnego kroku. Dzięki temu system wspiera relację z klientem, zamiast zastępować ją bezosobową sekwencją.
Rezultat
Efekt zmierzony po wdrożeniu.
Wynik zmierzono w zespole obsługującym ponad 100 zapytań miesięcznie po ustabilizowaniu nowego procesu.
Wynik każdego projektu zależy od wolumenu, czasu pracy, jakości danych i liczby wyjątków w procesie.
Umów bezpłatną analizę procesu →