Transport i logistyka · Operacje

Rejestracja zlecenia transportowego bez przepisywania danych

Automatyczny obieg danych ze zlecenia e-mail do systemu operacyjnego i potwierdzenia.

Przykładowy scenariusz
01

Problem

Co może blokować proces

Modelowy scenariusz opisuje sytuację, w której dyspozytorzy odczytywali zlecenia z wiadomości i dokumentów PDF, a następnie przepisywali adresy, terminy, numery referencyjne i wymagania do systemu transportowego.

02

Rozwiązanie

Jak może działać automatyzacja

Automat odczytuje wiadomość i załącznik, porządkuje kluczowe pola, porównuje je ze słownikami klientów i przygotowuje zlecenie. Dyspozytor zatwierdza dane niepewne zamiast wpisywać wszystko od początku.

Założenia

Co trzeba sprawdzić przed wdrożeniem

To przykład architektury procesu, a nie opis wdrożenia u wskazanego klienta. Rzeczywisty zakres wymaga analizy systemów, danych i odpowiedzialności.

Warunki do uwzględnienia

  • Układ dokumentu zależał od kontrahenta i nie miał jednego szablonu.
  • Daty, godziny i adresy wymagały szczególnie ostrożnej walidacji.
  • Niepełne zlecenie nie mogło zostać automatycznie zatwierdzone.
  • Proces musiał zachować oryginalną wiadomość i dokument jako źródło.

Przepływ

Od zdarzenia do rezultatu

Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.

  1. 01Monitoring dedykowanej skrzynki zleceń
  2. 02Ekstrakcja tras, terminów i numerów referencyjnych
  3. 03Kontrola kompletności oraz zgodności kontrahenta
  4. 04Przygotowanie rekordu w systemie TMS
  5. 05Potwierdzenie przyjęcia i alert o wyjątkach
Przykładowy stos

E-mail, ekstrakcja dokumentów, TMS, baza kontrahentów, powiadomienia

Możliwy efekt

Co warto mierzyć po uruchomieniu

01

Czas ręcznej obsługi pojedynczej sprawy.

02

Liczbę błędów, braków i przypadków wymagających poprawy.

03

Czas przejścia procesu od początku do zakończenia.

04

Udział wyjątków, które nadal wymagają decyzji pracownika.

Najważniejszy wniosek

Automatyczne odczytanie dokumentu było tylko początkiem. Wartość powstała dzięki walidacji operacyjnej: sprawdzeniu terminów, lokalizacji, duplikatów i zachowaniu czytelnego powiązania między rekordem w TMS a dokumentem źródłowym. Dzięki temu szybkość rejestracji nie odbywa się kosztem jakości danych potrzebnych dyspozytorom podczas późniejszej realizacji transportu.

Twój proces

Efekt trzeba policzyć na rzeczywistych danych.

Nie zakładamy z góry liczby odzyskanych godzin ani procentowej poprawy. Najpierw mierzymy wolumen, czas pracy, jakość danych i liczbę wyjątków.

Umów bezpłatną analizę procesu →