Transport i logistyka · Operacje

Zlecenie transportowe nie wymaga ponownego przepisywania

Automatyczny obieg danych ze zlecenia e-mail do systemu operacyjnego i potwierdzenia.

Zrealizowane wdrożenie
25 hodzyskane miesięcznie
60%krótszy czas rejestracji

Efekt policzono dla 300 zleceń miesięcznie i 5 minut zaoszczędzonych na każdym zleceniu.

01

Problem

Co blokowało proces

Dyspozytorzy odczytywali zlecenia z wiadomości i dokumentów PDF, a następnie przepisywali adresy, terminy, numery referencyjne i wymagania do systemu transportowego.

Rejestracja była szczególnie czasochłonna w przypadku dokumentów wielostronicowych oraz kontrahentów używających kilku formatów. Dyspozytor musiał jednocześnie interpretować treść i pilnować poprawnego zapisu danych. Literówka w adresie, godzinie lub numerze referencyjnym mogła ujawnić się dopiero podczas realizacji. W okresach większego ruchu wiadomości oczekiwały w kolejce, choć większość zawierała komplet informacji. Nie było też prostego sposobu porównania czasu obsługi zleceń od różnych kontrahentów.

02

Rozwiązanie

Jak działa automatyzacja

Automat odczytuje wiadomość i załącznik, porządkuje kluczowe pola, porównuje je ze słownikami klientów i przygotowuje zlecenie. Dyspozytor zatwierdza dane niepewne zamiast wpisywać wszystko od początku.

Nowy proces przygotowuje zlecenie jeszcze przed wejściem dyspozytora do TMS. Pola o wysokiej pewności są uzupełnione, a wymagające sprawdzenia wyraźnie oznaczone wraz z fragmentem dokumentu źródłowego. Pracownik wykonuje kontrolę merytoryczną zamiast przepisywania. Zespół widzi liczbę dokumentów oczekujących i przyczynę każdego zatrzymania. Historia ułatwia też poprawianie reguł dla konkretnych formatów, dlatego skuteczność rozpoznawania rośnie bez ukrywania wyjątków i bez odbierania dyspozytorowi kontroli nad zatwierdzeniem.

Kontekst

Punkt wyjścia projektu

Operator transportowy otrzymywał zlecenia w wiadomościach oraz załącznikach PDF przygotowanych według różnych wzorów. Dyspozytor odczytywał miejsca załadunku i rozładunku, terminy, numery referencyjne, wymagania dotyczące pojazdu i dane kontaktowe, a potem przepisywał je do TMS. To samo zlecenie często wymagało dodatkowego potwierdzenia i przekazania informacji kilku osobom.

Warunki, które musieliśmy uwzględnić

  • Układ dokumentu zależał od kontrahenta i nie miał jednego szablonu.
  • Daty, godziny i adresy wymagały szczególnie ostrożnej walidacji.
  • Niepełne zlecenie nie mogło zostać automatycznie zatwierdzone.
  • Proces musiał zachować oryginalną wiadomość i dokument jako źródło.

Przepływ

Od zdarzenia do rezultatu

Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.

  1. 01Monitoring dedykowanej skrzynki zleceń
  2. 02Ekstrakcja tras, terminów i numerów referencyjnych
  3. 03Kontrola kompletności oraz zgodności kontrahenta
  4. 04Przygotowanie rekordu w systemie TMS
  5. 05Potwierdzenie przyjęcia i alert o wyjątkach
Przykładowy stos

E-mail, ekstrakcja dokumentów, TMS, baza kontrahentów, powiadomienia

Realizacja

Jak doszliśmy do działającego procesu

01

Zebraliśmy przykłady dokumentów od najczęstszych kontrahentów i zbudowaliśmy wspólny model danych zlecenia. Dla każdego pola ustaliliśmy walidację oraz poziom pewności wymagany do automatycznego przejścia dalej. Adresy są porównywane ze słownikiem lokalizacji, a terminy sprawdzane pod kątem kolejności i kompletności.

02

System monitoruje dedykowaną skrzynkę, łączy treść wiadomości z załącznikiem i wyodrębnia dane operacyjne. Przygotowany rekord trafia do TMS ze statusem oczekującym na zatwierdzenie, jeżeli którekolwiek kluczowe pole jest niepewne. Dyspozytor widzi źródło wartości i poprawia tylko wskazane elementy.

03

Po zatwierdzeniu proces zapisuje numer zlecenia, przygotowuje potwierdzenie przyjęcia i powiadamia właściwy zespół. Każdy krok pozostawia historię, a ponowne przesłanie tego samego dokumentu jest rozpoznawane po numerze referencyjnym i skrócie pliku.

Po wdrożeniu

Co zmieniło się w codziennej pracy

01

Czas rejestracji zlecenia skrócił się o około 60%.

02

Dyspozytorzy odzyskali około 25 godzin miesięcznie.

03

Kluczowe dane są sprawdzane w ten sam sposób niezależnie od operatora.

04

Niepełne dokumenty trafiają do weryfikacji z dokładnym wskazaniem braków.

Najważniejszy wniosek

Automatyczne odczytanie dokumentu było tylko początkiem. Wartość powstała dzięki walidacji operacyjnej: sprawdzeniu terminów, lokalizacji, duplikatów i zachowaniu czytelnego powiązania między rekordem w TMS a dokumentem źródłowym. Dzięki temu szybkość rejestracji nie odbywa się kosztem jakości danych potrzebnych dyspozytorom podczas późniejszej realizacji transportu.

Rezultat

Efekt zmierzony po wdrożeniu.

Efekt policzono dla 300 zleceń miesięcznie i 5 minut zaoszczędzonych na każdym zleceniu.

Wynik każdego projektu zależy od wolumenu, czasu pracy, jakości danych i liczby wyjątków w procesie.

Umów bezpłatną analizę procesu →