Gabinet medyczny · Rezerwacje i komunikacja

Automatyczne potwierdzanie wizyt i obsługa listy rezerwowej

Połączenie kalendarza wizyt z przypomnieniami, potwierdzeniami i listą rezerwową.

Przykładowy scenariusz
01

Problem

Co może blokować proces

Modelowy scenariusz opisuje sytuację, w której recepcja codziennie dzwoniła do pacjentów, aby potwierdzić wizyty. Odwołania docierały różnymi kanałami, a zwolnione terminy często pozostawały niewykorzystane.

02

Rozwiązanie

Jak może działać automatyzacja

System wysyła przypomnienie z możliwością potwierdzenia lub odwołania, aktualizuje kalendarz i proponuje zwolniony termin osobom z listy rezerwowej. Nietypowe odpowiedzi trafiają do recepcji.

Założenia

Co trzeba sprawdzić przed wdrożeniem

To przykład architektury procesu, a nie opis wdrożenia u wskazanego klienta. Rzeczywisty zakres wymaga analizy systemów, danych i odpowiedzialności.

Warunki do uwzględnienia

  • Wiadomości nie mogły zawierać informacji o celu wizyty ani stanie zdrowia.
  • Zmiana terminu wymagała ponownego sprawdzenia dostępności w systemie źródłowym.
  • Jedna zwolniona godzina nie mogła zostać przydzielona dwóm osobom.
  • Pacjent musiał zachować możliwość kontaktu bezpośrednio z recepcją.

Przepływ

Od zdarzenia do rezultatu

Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.

  1. 01Pobranie wizyt zaplanowanych na kolejne dni
  2. 02Wysłanie bezpiecznego przypomnienia SMS
  3. 03Zapis potwierdzenia lub prośby o odwołanie
  4. 04Aktualizacja kalendarza i uruchomienie listy rezerwowej
  5. 05Przekazanie niejednoznacznych odpowiedzi do recepcji
Przykładowy stos

System rezerwacji, SMS, e-mail, kalendarz, panel recepcji

Możliwy efekt

Co warto mierzyć po uruchomieniu

01

Czas ręcznej obsługi pojedynczej sprawy.

02

Liczbę błędów, braków i przypadków wymagających poprawy.

03

Czas przejścia procesu od początku do zakończenia.

04

Udział wyjątków, które nadal wymagają decyzji pracownika.

Najważniejszy wniosek

Największy efekt przyniosło połączenie przypomnienia z prostą decyzją pacjenta i natychmiastową aktualizacją kalendarza. Sama masowa wysyłka SMS nie rozwiązałaby problemu bez kontroli dostępności i bezpiecznej obsługi listy rezerwowej.

Twój proces

Efekt trzeba policzyć na rzeczywistych danych.

Nie zakładamy z góry liczby odzyskanych godzin ani procentowej poprawy. Najpierw mierzymy wolumen, czas pracy, jakość danych i liczbę wyjątków.

Umów bezpłatną analizę procesu →