E-commerce · Zamówienia i logistyka
Zamówienie płynnie przechodzi od sklepu do wysyłki
Integracja sklepu, płatności, magazynu i komunikacji z klientem.
Zrealizowane wdrożenieEfekt policzono dla 700 zamówień miesięcznie i około 3 minut ręcznej obsługi każdego zamówienia przed wdrożeniem.
Problem
Co blokowało proces
Obsługa kopiowała dane zamówień do systemu magazynowego, osobno sprawdzała płatność i ręcznie wysyłała informacje o nietypowych przypadkach. Przy większym ruchu rosły opóźnienia i liczba pomyłek.
Największe obciążenie pojawiało się w krótkich okresach po kampaniach i akcjach promocyjnych. Zamówienia czekały wtedy na wykonanie prostych operacji, mimo że towar i płatność były dostępne. Obsługa przełączała się między panelami, a status widoczny dla klienta nie zawsze odpowiadał etapowi pracy magazynu. Gdy występował błąd, trudno było ustalić, czy dane nie dotarły ze sklepu, płatności, magazynu czy systemu kurierskiego. Ręczne ponowienie mogło dodatkowo utworzyć duplikat.
Rozwiązanie
Jak działa automatyzacja
Integracja synchronizuje opłacone zamówienia, kontroluje dostępność, tworzy zlecenie wysyłki i aktualizuje status w sklepie. Braki, błędne adresy i zamówienia wysokiego ryzyka trafiają do osobnej kolejki.
Po zmianie każde zamówienie ma widoczny przebieg i wynik ostatniej operacji. System ponawia bezpiecznie tylko te kroki, które nie zostały potwierdzone, bez tworzenia drugiej rezerwacji albo etykiety. Obsługa otrzymuje kolejkę z konkretnym powodem zatrzymania: brak towaru, niezgodna płatność, adres wymagający poprawy lub nietypowy sposób dostawy. Dzięki temu wzrost liczby zamówień standardowych nie powoduje proporcjonalnego wzrostu pracy, a pracownicy koncentrują się na obsłudze sytuacji wpływających na doświadczenie klienta.
Kontekst
Punkt wyjścia projektu
Sklep obsługiwał zamówienia w kilku narzędziach: platformie e-commerce, panelu płatności, systemie magazynowym i u przewoźników. Informacje były poprawne w źródłach, ale ich ręczne przenoszenie spowalniało realizację. Pracownik sprawdzał płatność, kopiował dane kupującego, rezerwował towar, wybierał usługę kurierską i uzupełniał numer przesyłki. Przy większej liczbie zamówień rosło ryzyko błędnego adresu, podwójnej rezerwacji albo wysłania informacji z opóźnieniem.
Warunki, które musieliśmy uwzględnić
- Stany magazynowe musiały pozostać spójne mimo równoległych zamówień.
- Nie każde opłacone zamówienie mogło automatycznie trafić do realizacji.
- Zwroty, pobrania i zamówienia zagraniczne wymagały osobnych reguł.
- Awaria jednego systemu nie mogła powodować utraty zamówienia.
Przepływ
Od zdarzenia do rezultatu
Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.
- 01Pobranie nowego opłaconego zamówienia
- 02Walidacja adresu, pozycji i płatności
- 03Rezerwacja towaru oraz utworzenie wysyłki
- 04Zwrot numeru przesyłki do sklepu
- 05Alert wyłącznie dla zamówień wyjątkowych
Przykładowy stos
Sklep internetowy, operator płatności, BaseLinker lub ERP, kurier, e-mail
Realizacja
Jak doszliśmy do działającego procesu
Rozpoczęliśmy od zdefiniowania jednego źródła prawdy dla zamówienia, płatności i stanu towaru. Ustaliliśmy, które statusy mogą zmieniać się automatycznie oraz kiedy potrzebna jest decyzja obsługi. Każda operacja otrzymała identyfikator, dzięki czemu ponowienie po błędzie nie tworzyło drugiej wysyłki.
Po zaksięgowaniu płatności integracja waliduje pozycje, adres i sposób dostawy. Następnie rezerwuje towar, tworzy zlecenie w systemie operacyjnym i przekazuje dane przewoźnikowi. Numer przesyłki oraz nowy status wracają do sklepu, a klient otrzymuje wiadomość z aktualną informacją.
Osobna kolejka obejmuje braki magazynowe, nietypowe gabaryty, rozbieżność płatności i błędne dane adresowe. Zespół nie przegląda już wszystkich zamówień — zajmuje się tylko tymi, które rzeczywiście wymagają uwagi. Monitoring kontroluje także, czy każdy etap otrzymał odpowiedź z systemu docelowego.
Po wdrożeniu
Co zmieniło się w codziennej pracy
Osiem na dziesięć ręcznych operacji związanych z przepisywaniem zostało usuniętych.
Standardowe zamówienia przechodzą do realizacji bez oczekiwania na pracownika.
Status klienta, magazynu i wysyłki pozostaje spójny między systemami.
Przy analizowanym wolumenie zespół odzyskał około 35 godzin miesięcznie.
Najważniejszy wniosekW e-commerce szybkość jest ważna, ale ważniejsza jest odporność procesu. Idempotencja, kontrola odpowiedzi i osobna kolejka wyjątków zapobiegły sytuacji, w której szybsza automatyzacja tworzyłaby szybsze błędy.
Rezultat
Efekt zmierzony po wdrożeniu.
Efekt policzono dla 700 zamówień miesięcznie i około 3 minut ręcznej obsługi każdego zamówienia przed wdrożeniem.
Wynik każdego projektu zależy od wolumenu, czasu pracy, jakości danych i liczby wyjątków w procesie.
Umów bezpłatną analizę procesu →