Hurtownia B2B · Sprzedaż i realizacja

Zamówienia z e-maili jako dokumenty robocze w ERP

Odczytywanie zamówień z PDF i arkuszy oraz przygotowanie dokumentu w systemie sprzedażowym.

Przykładowy scenariusz
01

Problem

Co może blokować proces

Modelowy scenariusz opisuje sytuację, w której klienci przesyłali zamówienia jako treść e-maila, PDF lub arkusz. Pracownicy ręcznie wyszukiwali indeksy produktów, sprawdzali ceny i przepisywali pozycje do ERP.

02

Rozwiązanie

Jak może działać automatyzacja

Automatyzacja rozpoznaje klienta i pozycje, mapuje oznaczenia odbiorcy na indeksy hurtowni, sprawdza warunki handlowe i tworzy wersję roboczą zamówienia do zatwierdzenia.

Założenia

Co trzeba sprawdzić przed wdrożeniem

To przykład architektury procesu, a nie opis wdrożenia u wskazanego klienta. Rzeczywisty zakres wymaga analizy systemów, danych i odpowiedzialności.

Warunki do uwzględnienia

  • Kody produktów klientów nie zawsze były unikalne i aktualne.
  • Cena oraz limit kupiecki musiały pochodzić z ERP w chwili rejestracji.
  • System nie mógł sam zatwierdzać zamienników produktu.
  • Ponowne przesłanie dokumentu nie mogło utworzyć duplikatu zamówienia.

Przepływ

Od zdarzenia do rezultatu

Każdy wyjątek zachowuje właściciela. Automat nie ukrywa problemów — kieruje je do właściwej osoby.

  1. 01Odbiór wiadomości i załączników z zamówieniem
  2. 02Rozpoznanie klienta, numeru zamówienia i adresu dostawy
  3. 03Mapowanie kodów oraz kontrola ilości i cen
  4. 04Utworzenie wersji roboczej dokumentu w ERP
  5. 05Weryfikacja wyjątków i wysłanie potwierdzenia
Przykładowy stos

E-mail, ekstrakcja dokumentów, ERP, kartoteka produktów, powiadomienia

Możliwy efekt

Co warto mierzyć po uruchomieniu

01

Czas ręcznej obsługi pojedynczej sprawy.

02

Liczbę błędów, braków i przypadków wymagających poprawy.

03

Czas przejścia procesu od początku do zakończenia.

04

Udział wyjątków, które nadal wymagają decyzji pracownika.

Najważniejszy wniosek

Rozpoznanie tabeli było tylko pierwszym krokiem. Wiarygodność procesu powstała dzięki mapowaniu kodów klienta, pobieraniu aktualnych warunków z ERP i pozostawieniu decyzji o zamiennikach oraz wyjątkach po stronie handlowca.

Twój proces

Efekt trzeba policzyć na rzeczywistych danych.

Nie zakładamy z góry liczby odzyskanych godzin ani procentowej poprawy. Najpierw mierzymy wolumen, czas pracy, jakość danych i liczbę wyjątków.

Umów bezpłatną analizę procesu →